Tekkies on Tour: Wenn IT-Übernahme Leben rettet
Warum Dokumentation und Support den Unterschied machen (Teil 1)
Ausgangssituation: Serverausfall in einer Praxis mit drei Standorten
Ein neuer Kunde, eine Praxis mit drei Standorten, kontaktierte uns mit einem akuten Problem: Ein schwerwiegender Serverausfall legte über einer Woche die Praxis lahm – und der bisherige IT-Dienstleister? Keine Erklärung, Lösung oder Kommunikation. Unser Kunde wurde im Unklaren gelassen und sah sich daher nach einem neuen IT-Dienstleister um.
In Abstimmung mit dem bisherigen Dienstleister übernahmen wir die Verantwortung für die gesamte IT – inklusive aller Systeme, Daten und Standorte. In den darauffolgenden Wochen setzten wir die IT-Umstellung strukturiert und zuverlässig um – mit klaren Kommunikationswegen und einem Fokus aus Stabilität im laufenden Betrieb.
Herausforderungen bei der IT-Übernahme: Fehlende Dokumentation und überflüssige Lizenzen
Bereits bei der Übergabe der IT wurde deutlich, dass dieses Projekt alles andere als Routine und umfangreicher werden würde als üblich: Vor Ort fanden wir eine chaotische IT-Landschaft vor, die dringend Ordnung und Struktur brauchte. Uns wurden lediglich fünf Passwörter übergeben und eine IT-Dokumentation fehlte. Spätestens da war klar: Die IT-Übernahme würde nicht wie üblich an einem einzigen Tag zu stemmen sein und sehr viel Vorbereitung benötigen.
Bestandsaufnahme trotz fehlender Grundlagen
Wir starteten umgehend mit der Bestandsaufnahme und verschafften uns schnell einen Überblick: Was nutzt der Kunde? Wie arbeiten die Mitarbeitenden im Alltag? Welche Abläufe sind etabliert? Wie sieht die bestehende IT-Infrastruktur aus? (Mehr zur IT-Infrastruktur in unserem Artikel:IT-Infrastruktur.)
Die fehlende Dokumentation machte eine saubere Analyse und Nachdokumentation unumgänglich.
Erfolgreicher IT-Umzug in einem Tag – Dank Vorbereitung & Know-How
Der gesamte IT-Umzug erfolgte innerhalb eines Umstellungstages. Möglich war das nur durch eine sehr sorgfältige und umfangreiche Vorarbeit durch unsere Tekkies. Der Praxisbetrieb wurde Dank der sorgfältigen Vorbereitung nicht beeinträchtigt und konnte an einem geplanten Offlinetag (fast) wie gewohnt und ohne Störungen arbeiten.
Neben der klassischen Projektplanung mussten wir zunächst die gesamte IT analysieren und eine IT-Dokumentation anfertigen.
Spoiler: Nacharbeit & Fazit
Nach dem erfolgreichen IT-Umzug mussten zahlreiche Prozesse nachgearbeitet werden sowie die IT-Dokumentation vervollständigt werden. Diese Grundlagen haben wir vollständig selbst erarbeitet und aufgebaut. Die Übernahme ohne Dokumentation erforderte intensive Nacharbeit, aber das Ergebnis kann sich sehen lassen:
Heute läuft das System stabil, sicher und zukunftsfähig. Sowohl wir als auch der Kunde verfügen nun über eine vollständige, strukturierte IT-Dokumentation, die zukünftige Änderungen und Wartungen deutlich erleichtert. Auch einer Erweiterung des Systems steht nichts im Wege.
Wie wir das geschafft haben, erfahren Sie in den kommenden Wochen im Detail! In vier weiteren Blogbeiträgen skizzieren wir nicht nur die Übernahme der IT, sondern berichten auch, was wir alles erneuert, angepasst und optimiert haben.
Dieses Projekt hat einmal mehr gezeigt, wie entscheidend und wichtig eine vollständige und aktuelle IT-Dokumentation ist, um Ausfälle und Kosten zu vermeiden.
