Tekkies on Tour: Wenn IT-Übernahme Leben rettet (5)
Warum Dokumentation und Support den Unterschied machen
Archivierung, Outlook & Signaturverwaltung
Der Kunde nutze bisher ein Zarafa-System zur Verwaltung seiner E-Mails. Dieses entsprach jedoch zunehmend nicht mehr den aktuellen Sicherheitsstandards des Hosting-Anbieters und konnte mit den Anforderungen moderner IT-Strukturen nicht mehr Schritt halten. Da auch das eingesetzte Office-Paket veraltet war und
Outlook keine Verbindung mehr zum Hosting-Anbieter herstellen konnte, mussten die Mitarbeitenden über einen längeren Zeitraum ausschließlich über das Webinterface des Hosts arbeiten – eine unpraktische und wenig benutzerfreundliche Lösung.
Zudem wurde der nicht mehr unterstützte Zarafa-Server weiterhin als E-Mail-Archiv genutzt, was jedoch nicht mehr GoBD-konform ist und somit Risiken für das Unternehmen barg.
Wir sicherten sämtliche Mailkonten des Hostinganbieters und überführten alle vorhandenen E-Mails aus Zarafa vollständig in den MailStore. Nach der Erneuerung dieses Servers steht nun wieder die gesamte Outlook-Funktionalität zur Verfügung, eine spürbare Erleichterung im Alltag.
Besonders hervorzuheben ist die Integration der Signaturlösung CiSign: Damit wurden für alle Mitarbeitenden einheitliche, professionelle und automatisiert verwaltete Outlook-Signaturen eingerichtet. Das sorgt nicht nur für ein konsistentes Unternehmensbild, sondern reduziert auch den Aufwand erheblich.
Besonders wichtig war uns bei der gesamten Umstellung eine gemeinsame Lösung und enge Zusammenarbeit mit der Praxis. Gemeinsam mit dem Kunden haben wir analysiert, welche Benutzerkonten noch aktiv sind, welche Lizenzen benötigt werden, und welche nicht. So hatten wir einen Überblick darüber, welche Konten rechtssicher migriert werden mussten, und welche lediglich archiviert werde sollten, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen. Wir vermieden dadurch unnötige Kosten und verschlankten die IT nachhaltig.
(Geräte-)Integration & medizinische Speziallösungen unter Windows Server 2025
Mit der Einführung des neuen Windows Servers 2025 wurde die Unterstützung für RemoteFX-Geräte vollständig entfernt. Diese Technologie wurde bisher dazu genutzt, um in Remote-Desktop-Umgebungen USB- und COM-Port-Geräte (z.B. medizinische Messgeräte, Scanner, ...), zuverlässig durchzuleiten. Da diese Technologie nun entfällt, wird nicht mehr jeder beliebige USB-Device-Server unterstützt und die direkte Kommunikation zu Geräten, die einen COM-Port benötigen erschwert. Die Einbindung sämtlicher aktueller Geräte war unter dem neuen Windows Server daher aufwändiger als gewöhnlich und es braucht alternative Lösungen, um diese Geräte weiterhin einbinden und nutzen zu können. Dank kreativer Lösungen konnten wir alle Systeme vollständig integrieren.
Auch spezielle Medizingeräte wie Blutdruck- und Schlafgeräte wurden mithilfe eines USB-Device-Servers terminalfähig angebunden.
Darüber hinaus wurden auch weitere wichtige Anwendungen erfolgreich migriert: Zeiterfassungssoftware Novatime inklusive der dazugehörigen Terminals laufen nun stabil an jedem Standort auf dem neuen System.
Erfolgreiche IT-Umstellung an einem Tag – mit System, Teamwork und Vorbereitung
An nur einem einzigen Umstellungstag übernahmen fünf unserer Tekkies die gesamte IT-Infrastruktur an allen drei Praxisstandorten. Die IT-Umstellung wurde so durchgeführt, dass der Praxisbetrieb lediglich an einem Tag in einem geplanten Offlinebetrieb arbeiten musste. Das Praxisteam hat für den Tag alle relevanten Patientenakten organisiert, sodass die Arbeit und Patientenversorgung reibungslos weiterlaufen konnte. Bereits am nächsten Tag war das System vollständig wieder online – ohne Ausfallzeiten oder Einschränkungen. Im Anschluss folgten noch einige Nacharbeiten und Optimierungen, aber unser oberstes Ziel war von Beginn an klar: Den Betrieb so schnell wie möglich wieder zum Laufen zu Bringen.
Wir sind stolz auf unsere Tekkies, dass sie diesen komplexen IT-Umzug mit Bravour gemeistert haben. Erneut wird deutlich, dass unsere Tekkies auch bei umfangreichen IT-Projekten zuverlässig, lösungsorientiert und einsatzbereit sind.
Sie planen einen IT-Umzug oder stehen vor ähnlichen Herausforderungen?
Kontaktieren Sie uns – wir beraten Sie individuell und übernehmen gern die komplette Umstellung Ihrer IT-Infrastruktur.
